Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa cung cấp dịch vụ
1. Khái niệm hóa đơn điện tử (HĐĐT)
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, được lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải tuân thủ theo định dạng quy định của pháp luật và được xác thực bằng chữ ký số của người bán.
2. Căn cứ pháp lý về hóa đơn điện tử
HĐĐT được quy định cụ thể tại các văn bản pháp luật như:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ về hóa đơn, chứng từ.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn Nghị định 123.
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.
3. Các loại hóa đơn điện tử
Theo quy định, có hai loại hóa đơn điện tử chính:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Đây là hóa đơn do người bán lập trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử và được gửi đến cơ quan thuế để cấp mã.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Người bán lập HĐĐT và gửi cho người mua mà không cần phải gửi lên cơ quan thuế để cấp mã. Chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp, tổ chức đáp ứng đủ điều kiện theo quy định của pháp luật.
4. Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2022, tất cả các tổ chức, doanh nghiệp và hộ kinh doanh khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bắt buộc phải sử dụng HĐĐT. Cụ thể:
- Doanh nghiệp: Bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử, ưu tiên hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
- Hộ, cá nhân kinh doanh: Áp dụng HĐĐT nếu có đủ điều kiện về cơ sở hạ tầng, công nghệ.
5. Điều kiện để hóa đơn điện tử hợp pháp
Để HĐĐT hợp pháp và được công nhận, các doanh nghiệp, tổ chức cần đảm bảo các điều kiện sau:
- Có sự thỏa thuận giữa bên bán và bên mua về việc sử dụng HĐĐT.
- HĐĐT phải có đầy đủ thông tin bắt buộc, bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; ngày lập hóa đơn; tên hàng hóa/dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá; tổng tiền thanh toán; chữ ký số của người bán.
- Sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức để ký vào hóa đơn.
6. Quy trình lập và xử lý hóa đơn điện tử
- Bước 1: Người bán hàng lập HĐĐT thông qua hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử.
- Bước 2: HĐĐT sau khi được lập phải được gửi đến cơ quan thuế để xin cấp mã (đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế).
- Bước 3: Sau khi được cấp mã, người bán gửi hóa đơn cho người mua qua phương tiện điện tử.
- Bước 4: Người mua nhận hóa đơn và có thể tra cứu hóa đơn trên hệ thống của Tổng cục Thuế.
7. Ưu điểm của hóa đơn điện tử
- Tiết kiệm chi phí: HĐĐT giúp giảm chi phí in ấn, lưu trữ, và vận chuyển so với hóa đơn giấy.
- Tăng tính an toàn, bảo mật: HĐĐT được ký bằng chữ ký số, giúp đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật dữ liệu.
- Thuận tiện cho việc tra cứu và quản lý: Hóa đơn được lưu trữ điện tử giúp các doanh nghiệp, cơ quan thuế dễ dàng tra cứu, kiểm tra.
- Giảm thiểu sai sót: Do được lập trên phần mềm, HĐĐT giảm thiểu các lỗi trong việc ghi nhận thông tin, dễ dàng điều chỉnh nếu phát sinh sai sót.
8. Xử lý hóa đơn điện tử sai sót
Trong trường hợp phát hiện sai sót sau khi đã lập và gửi hóa đơn cho người mua, người bán cần thực hiện các bước sau:
- Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế nếu thông tin trên hóa đơn bị sai.
- Thông báo cho cơ quan thuế và gửi hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho người mua.
9. Xử phạt vi phạm liên quan đến hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các vi phạm liên quan đến việc sử dụng HĐĐT có thể bị xử phạt từ 1 triệu đồng đến 10 triệu đồng, tùy thuộc vào mức độ vi phạm. Các hành vi vi phạm phổ biến bao gồm:
- Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Lập hóa đơn điện tử nhưng không đầy đủ thông tin.
- Chậm nộp báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế.
10. Kết luận
Việc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ đã trở thành bắt buộc tại Việt Nam nhằm tăng cường quản lý thuế, hiện đại hóa hệ thống thuế và tạo thuận lợi cho doanh nghiệp. Các tổ chức, doanh nghiệp cần nắm vững quy định pháp luật để đảm bảo việc thực hiện đúng và tránh các rủi ro pháp lý liên quan.